Toggl, חברת תוכנה לניטור וניהול זמן, שהמשרדים שלה ממוקמים באסטוניה, קיבלה החלטה ב-2014 להתרחב ולשכור עובדים שעובדים מהבית. למה היא עשתה את זה? כיוון שאסטוניה היא מדינה קטנה וכדי להשיג את העובדים הטובים ביותר בתחום, חייבים לצאת ולחפש אותם מחוץ לגבולות.

המבנה הארגוני של טוגל כולל כ־80 עובדים מ־30 מדינות ומ־5 יבשות, הוא מורכב מ־9 ראשי צוותים שמדווחים ישירות למנכ"ל ומייסד החברה, Krister Haav. כמעט שאין היררכיה בתוך הצוותים וכל ראש צוות בוחר לעצמו את האנשים שלו, כשהתקשורת בחברה היא חוצת צוותים.

כדי לשמור על תחושת עבודה נעימה ונוחה עבור העובדים מרחוק, טוגל מעניקה להם תנאים מיוחדים. למשל תקציב ליצירת סביבת עבודה מתאימה לכל עובד, וגם 28 ימי חופש שנתיים שמתוכם העובדים חייבים לצאת לחופשה של שבועיים רצופים לצורך מנוחה והתרעננות. הם אפילו מקבלים החזר הוצאות חודשי על מסגרות של פעילות גופנית כמו חדר כושר, עיסויים ופעילויות ספורטיביות.

אז מה עוד אפשר ללמוד על עבודה מרחוק מחברת טוגל?
טוגל מבקשת מהעובדים שלה לשמור על ראש פתוח, שמה דגש על להיות מוכנים ופתוחים ללמוד ולנקוט יוזמה, גם כשהעבודה שלהם לא מושלמת. כל צוות נפגש לשיחה מקוונת על ענייני יום־יום ועל ענייני עבודה, כשלפעמים מתארחים בשיחות אורחים שמעשירים את העובדים בתחומים שונים. בנוסף, ראשי הצוותים מקיימים שיחות וידאו אישיות עם כל אחד מחברי הצוות בנושאי עבודה ובנושאים אישיים.

מהם הכלים של טוגל לעבודה מרחוק? כמובן שאפליקציית 'טוגל' היא מספר 1 ברשימה, האפליקציה שהמציאו בחברה מאפשרת לעובדים מרחוק לנטר את זמן העבודה שלהם. חשוב להדגיש שניטור זמן העבודה לא מיועד לעקוב אחרי העובדים. ברור לכולם שבעולם שבו יש חוסר אמון בין העובדים למעסיקים – מדידת זמן היא תוספת בעייתית במיוחד. זיכרו שככה עובדים בטוגל באופן קבוע. עבורם העבודה מרחוק הוא עניין שבשגרה. ומדידת זמן העבודה מיועדת למעקב אחרי התקדמות משימות, כאמצעי סטטיסטי וגם כלי לחיוב לקוחות במקומות שהם העבודה מתומחרת לפי מודל שעתי.

אבל זה לא הכלי היחיד בחברה. עוד כלי הוא אפליקציית Slack שמאפשרת שיתוף מידע וחלוקת משימות בתוך החברה. את שיחות הווידאו הם מבצעים באמצעות אפליקציית Zoom, ופלטפורמת Hundred5 מאפשרת להם לבחון מועמדים חדשים לצוותים.

בגלל אופי העבודה מרחוק תהליך סינון העובדים בטוגל קפדני מאד, והעובדים, שמעריכים את האמון של החברה בהם, יודעים לעבוד קשה כדי לעמוד בציפיות. בשורה התחתונה אפשר לומר שאין יום עבודה טיפוסי בטוגל. העבודה מתבצעת היטב ובזמן, ומסתבר שזה בכלל לא משנה מאיפה.