להתאהב בעבודה מהבית

חן גוטר עבדה כמנהלת במשך שנתיים מהבית, היא ישבה בישראל וניהלה צוותים שישבו בחו״ל. בדרך היא אספה כמה טיפים סופר חשובים לעבודה יעילה מהבית וחלקה אותן בפוסט מעולה בקבוצת הפייסבוק ״פורום נשים בתעשייה – קהילת המנהלות״ – ועכשיו גם איתכם.

לפי גוטר, היעילות שלה בבית הייתה בשמיים. מה שהיא הייתה מספיקה לעשות במשרד ב-9 שעות, הפך בבית ל-5 שעות. אחד היתרונות הגדולים הוא החיסכון בזמן ההתארגנות בבוקר, היא נשארה במכנסי טרנינג, מקסימום החליפה חולצה ושמה עגילים וליפסטיק בשביל שיחות וידאו. את השעה של הזחילה בפקקים וחיפושי החנייה היא החליפה בשעה של פילאטיס.

אבל העולם לא מושלם ולמרות הזמן שהתפנה לה, נוצר גם ואקום של מחסור בקשר עם אנשים. אחד מהדברים שהפריעו לה היה שהיחסים האנושיים הופכים לרדודים יותר בשיחות וידאו ולא פנים מול פנים וכשאין עומק, שיתוף הפעולה וניהול התהליכים בצוות הופכים להיות מאתגרים יותר כי המעורבות של כל הצדדים יורדת. הקשב של האנשים מתפזר, ומהר מאוד אפשר לאבד את סדרי העדיפויות.

אבל אל תתנו לזה לייאש אתכם. לחן ולחברות הקהילה יש כמה פתרונות אפקטיביים:
בתור התחלה, חשוב להשקיע בצד הטכני. וודאו שהאוזניות והמיקרופון שלכם טובים. כשלא שומעים אתכם טוב, הקשב מיד הולך לאיבוד. בדקו לפני שיחות שרואים אתכם היטב. לא קרוב מדי למצלמה של המחשב ולא עם אור מאחור שמחשיך את הפנים כי זה עוד יותר מקשה על התקשורת, שגם ככה לא מיטבית.

חשוב גם להישאר קרובים לאנשים שלכם. תשתמשו בווידאו ותנו לאחרים לראות אתכם ואל תסתפקו בקול. בתחילת הפגישה - תקדישו זמן ל-Small talk – תשאלו מה העניינים ודברו קצת על החיים. אפשר אפילו לשתף קצת - לאפשר למשתתפים להציץ לחלל שבו אתם עובדים ולהציג את מי שנמצאים לידכם. כדאי גם "לעשות סיבוב" בבית עם המצלמה של המחשב. זה מקרב, מחבר, וכתוצאה מזה, תעבדו טוב יותר ביחד.

אחת מחברות הקהילה המליצה- לייצר צוות קטן ואיכותי לסיעור מוחין שבועי קבוע בווידאו וגם להקפיד לייצר גם 'שיחות ברזיה' נפרדות משיחות העבודה הרגילות.

עוד נושא שחשוב לשים אליו לב הוא הגב שלכם: חשוב שתדאגו לפינת עבודה מסודרת משלכם, עם כל האמצעים הנוחים ביותר לישיבה ארגונומית נוחה על המחשב - כיסא טוב עם ידיות לידיים, ומסך מחשב שיהיה ממוקם בדיוק מול העיניים ולא תתכופפו אליו. זה הזמן להוציא את הספרים מהארון ולהניח את המסך מעליהם.

ודבר אחרון: חשוב שתגדירו הגדרה ברורה של שעות עבודה ושעות בית. כמו שאתם לא עוצרים ומפזרים כביסה, מבשלים, מסדרים את הבית או צופים בטלויזיה במשרד, אל תעשו את זה במהלך שעות העבודה בבית.

אחד המכשולים הכי גדולים של עבודה מהבית הוא נטייה שכולנו מכירים - הדחיינות. בעבודה ממשרדים, הנטייה לדחיינות קצת פחות בולטת. באופן טבעי, השהות במקום העבודה עוזרת במיקוד במשימות שקשורות לעבודה. אבל כשעובדים לעבוד מהבית, יש המון הסחות דעת והנטייה לדחות משימות פחות מהנות בעבודה - פורחת.

אז איך מתגברים על הנטייה הכל כך טבעית הזו לדחות למחרתיים את מה שאפשר היה לעשות כבר עכשיו? קודם כל מבינים את שורש הבעיה: הסיבה האמתית לדחיינות היא לא רציונלית אלא רגשית לגמרי. לפי טימותי פיצ׳יל (Timothy Pychyl) שכותב למגזין Psychology Today - יש 3 סיבות שגורמות לדחיינות:

הסיבה הראשונה פשוטה ואינטואיטיבית: חוסר הרצון הבסיסי לעסוק בדברים שגורמים לכם לא להרגיש טוב, או כפי שמכנים זאת הפסיכולוגים דיאן טייס (Dianne Tice) ואלן ברטסלבסקי (Ellen Bratslavsky) - "הכניעה לתחושה הטובה". במילים אחרות: קל וכיף יותר לגלוש בפייסבוק מאשר לעשות הנהלת חשבונות.

הסיבה השנייה היא העובדה שהמשימה שלפניכם עשויה להיות מעורפלת ולא מוגדרת. אם לא תסמנו יעד מוגדר ותתחמו אותו בזמן, יהיה לכם קשה יותר להתקדם ולבצע אותו.
הסיבה השלישית לדחיינות היא הסחות הדעת. בעולם של שיווק ותקשורת שמתחרה על תשומת הלב שלכם, עליכם לבחור בזהירות איפה להשקיע את תשומת הלב שלכם ולהיזהר שלא לקפוץ מעיסוק אחד לעיסוק אחר.

אז מה הצעד הראשון בדרך לסיום פרק הדחיינות של חייכם, או להימנע מנפילה לתוכו במעבר לעבודה מהבית?
בגלל שהסתירה בין הצורך לבצע את הפעולה באופן מיידי ובין חוסר הרצון לבצע אותה יוצרת קונפליקט פנימי, הנטייה היא לרמות את עצמכם עם שקרים לבנים שאתם מספרים לעצמכם ש-״תיכף״ תגיעו למשימה שלכם, למרות שאין לכם באמת כוונה כזו.

לכן, התחילו בלהיות כנים עם עצמכם. אם יש משימה שאתם לא ממש שמחים לבצע, תתעמתו איתה ראש בראש. תגדירו בדיוק מה המשימה הזו דורשת מכם ואיך תבצעו אותה. שימו לה דד ליין ותהיו נחושים לעמוד בו, ואז - בגלל שברור לכם שזו משימה משעממת או קשה שתגרום לכם לנדוד לווטסאפ או לפייסבוק, כשאתם מגיעים למשימה עצמה, תרחיקו מעצמכם את הסחות הדעת הפוטנציאליות.

דרך נוספת להתמודדות היא לחשוב על משימה שהתחלתם לבצע כעל משימה שאתם כבר קרובים לסיים אותה. הצעד הראשון בדרך למשימה הוא הכי קשה ואחריו, כבר צוללים פנימה. מחקרים מראים שככל שחושבים פחות על העיסוק במשימה, כך גדלה המוטיבציה לבצע אותה.

אבל יש לנו עוד כמה המלצות משלנו, מעבר לאלה שמוזכרות במאמר: אנחנו ממליצים לכם ממש להתחייב על הבוקר להשלים משימה אחת, ולהתחיל את היום עם משימה כזו שלא בא לכם להתמודד איתה. ועוד אמצעי מצוין – הוא להבטיח לעצמכם פרסים. כשאסיים את המשימה אפנק את עצמי בקפה. המוטיבציות הקטנות האלה יעזרו לכם לזוז ולהתקדם.

ועכשיו – גשו לעבודה, בהצלחה!

נתחיל בבשורות הטובות לכל מי שעובר לעבוד מהבית מתבקשים לעבוד מהבית: לעבודה מהבית יש כמה יתרונות משמעותיים על פני עבודה מחוץ לבית. למרות שגם היום, הרבה מנהלים מדמיינים את העובדים שלהם מסתלבטים על הספה וצופים בנטפליקס במקום לעבוד, בפועל – מחקרים מצאו שעבודה מהבית, היא פרודוקטיבית יותר מעבודה מהמשרד. למה? פחות שיחות מסדרון, פחות הפסקות צהריים, פחות הסחות דעת מקולגות או מאירועים שצצים בעבודה על בסיס קבוע, פחות דיונים מרובי משתתפים ויותר אחריות אישית. אתם הבוסים של עצמכם.

ג׳וליה הורבת׳ (Julia Horvath) כותבת במגזין Medium שחשוב להבין שאין דבר כזה ״אין לי מספיק משמעת עצמית כדי לעבוד מהבית״. אם אתם מצליחים לעבוד מהמשרד, אתם תצליחו לעבוד מהבית, אבל בהחלט תצטרכו להתאים את סביבת העבודה והרגלי העבודה שלכם – אליכם.

הכינו סביבת עבודה מתאימה:
זה הזמן להכין צ׳ק ליסט של הדברים שאתם צריכים בסביבת העבודה הביתית שלכם, למשל:
חיבור טוב ל-Wifi, שקע חשמלי עם מספיק כניסות, שולחן גדול, כיסא מתכוונן, רמת רעש נמוכה, אור טבעי, אפשרות לפתוח חלון או דלת כדי להכניס אוויר צח ואפשרות להכין ארוחה בריאה בקלות.

חלק מהצ׳ק ליסט הזה הוא סובייקטיבי אבל חשוב שתדעו שאוויר צח, אור טבעי ותזונה בריאה הוכחו כמשפיעים לטובה על Well Being ולכן מומלצים לכולם.

השקעה בסביבת עבודה מפנקת ונוחה תעזור לכם להישאר ממוקדים ולהצליח לעבוד, במקום למצוא את עצמכם זרוקים על הספה כשהסוללה של המחשב עומדת להסתיים ונותנים לטלוויזיה לנצח.

טיפ נוסף הוא לא עבור כל אחד אבל עבור מי שכן יכולים לעמוד בו, הוא מומלץ:
השתמשו באפליקציה כמו Wunderlist או אפליקציות ניהול משימות אחרות כדי לכתוב לעצמכם מטרות יומיות, שבועיות, חודשיות ולוחות זמנים. הכותבת ממליצה לרדת לפרטים ולתכנן גם את הזמן הפנוי, למשל להקדיש חצי שעה לטלוויזיה ושעה וחצי למנוחת צהריים. איזה כיף שאפשר לעשות מנוחת צהריים באמצע יום העבודה?

חשוב שלא תכוונו גבוה מדי במטרות האלו ותהיו ריאליסטיים לגבי היכולות והזמן שלכם וגם שתשאירו לעצמכם קצת זמן לבהייה חסרת מטרה. יש שיטות שונות של ניהול זמן, למשל שיטת פומודורו (Pomodoro), שנרחיב עליה ב-Summy נפרד. כדי לבחון כמה שיטת לניהול הזמנים ולמצוא את זו שתהיה הכי יעילה עבורכם.

מחקרים הוכיחו שעבודה של פחות מ-8 שעות ביום מובילה לפרודוקטיביות, יעילות וסיפוק גבוהים יותר. אז מהו מספר המזל שלכם? כמה זמן אתם באמת צריכים לעבוד ביום? התשובה היא שזה אינדיבידואלי. אבל בטח תשמחו לשמוע שבמחקר שנערך בבריטניה מצאו שמי שעבדו 8 שעות ביום, היו פרודוקטיביים רק שעתיים ו-23 דקות מתוכן, כך שגם אם תעבדו רק 3 שעות – אתם כבר יותר פרודוקטיביים מהממוצע הזה.

ומצד שני, המחקר נערך בבריטניה, שבה גם עושים בארבע הפסקה מנומסת של תה ועוגיות, אז זו לא כזו חוכמה...

במציאות החדשה של עבודה מרחוק, אחד האתגרים הגדולים שעומדים בפני ארגונים ומקומות עבודה הוא ניהול אפקטיבי של פגישות מרחוק. תומי בראב מנהל את קבוצת הפייסבוק המצויינת ״סופרטולז – כלים לעל אנושיות״ שעוסקת בדרכים לשפר את האפקטיביות באמצעות צורות חשיבה וכלים חדשניים. אז לפני הכל – אנחנו ממש! ממליצים לכם להצטרף לקבוצה.

אבל מעבר לזה, תומי וטל פרץ העלו לפני כמה ימים פוסט מצוין עם טיפים לפגישות וירטואליות בפלטפורמה של Zoom. אם לא הכרתם את Zoom עד עכשיו ולא שמעתם את השם שלה בשלושים פוסטים אחרים, Zoom שייכת למשפחה של Google Hangout ו- Skype ונחשבת לשירות הפופולארי בעולם לביצוע פגישות מרחוק מבוססות-ענן.

אז מה תומי וטל ממליצים?

הטיפ הראשון הוא שתעלו לפגישה 5 דקות לפני שמתחילים, כדי לבדוק את עצמכם
תקדישו 5 דקות לפני שאתם עולים לפגישה וירטואלית לעשות בדיקה למיקרופון ולמצלמה. ברגע שלחצתם על לינק הפגישה, זום מאפשר לעשות בדיקת ציוד בשביל לראות שהכל עובד כמו שצריך. תומי ממליץ במיוחד על בדיקת המיקרופונים. דרך המערכת אפשרת להקליט כמה שניות של דיבור ולוודא שבאמת הכל עובד חלק.

שימו מייק-אפ דיגיטלי על הפנים!
אחד הפיצ׳רים היותר מגניבים של זום, הוא לעשות טאצ׳-אפ קטן על הפנים. זה מאד רלוונטי אם קמתם עייפים לפגישה או שסתם אין כוח להתאפר. איך עושים את זה? לכו להגדרות ובחרו באפשרות Touch Up My Appearance. מגניב, נכון?

יש לכם אפשרות לשים רקע וירטואלי!
אם מאחורי עמדת המחשב שלכם יש ערימת כביסה מאתמול או שבא לכם לשדרג את החוויה – אז כמו ב-Green screen של הוליווד, גם ב-Zoom אפשר להחליף את הרקע שלכם לאיזה רקע שתרצו! אפשר למשל להחליף לרקע של משרד אמיתי, למרות שאתם בעצם יושבים בחדר השינה. איך עושים את זה? קליק על הגדרות וידאו ולוחצים על האפשרות Virtual Background.

תוכלו לשתף עם כולם את המסך
אז מסתבר שיש לא מעט אפשרויות לשיתוף מסך, לא רק שיתוף המסך הרגיל שמאפשר לצד השני לראות על מה אתם עובדים. אפשר למשל גם לעשות שיתוף המסך של הטלפון שלכם באמצעות ה-Wifi וגם דברים מגניבים יותר כמו לשתף את הסאונד של המחשב שלכם. אפשר גם לעשות גם שיתוף ״לוח-לבן״ שמאפשר לכם לצייר ולקשקש על לוח לבן כמו במשרד.

אבל רגע, איך אפשר לדעת אם האנשים באמת איתכם בפגישה?
בהגדרות של זום אפשר להפעיל את Attention tracking וליהנות ממלשינון שמראה לכם אם שיתפתם עכשיו מסך אבל אחד מהמשתתפים עבר לאפליקציה אחרת ולא נמצא איתכם. איך? לוחצים על הגדרות מתקדמות --> Attention tracking on. איך תדעו מי המשתתף הסורר? בפגישה תראו שמופיע לידו אייקון בצורה של שעון.

Zoom גם מאפשר לשלוח למישהו מהמשתתפים פתק סודי
אחד הפיצ׳רים היותר מסוכנים הוא שליחת פתק סודי דרך הצ׳אט של זום. זה אומר שאם אתם בפגישה עם קולגה שלכם ועוד לקוח, אפשר להעביר מסרים לגביו דרך הצ׳אט בלי שהוא יראה. כמובן שצריך להיות מאד זהירים עם זה ולראות שאתם באמת שולחים הודעה ״פרטית״ ולא לכל המשתתפים בצ׳אט. לטיפ הזה אנחנו ממליצים לקחת ממש בזהירות, כי הוא מזמין פאדיחות שתצטערו אליהן...

תוכלו להקליט את השיחה
זום מאפשרת להקליט את כל השיחות ישירות למחשב. זה מעולה אם בא לכם לחיות מחדש פגישות או בשביל סיכומי פגישות בדיעבד או להציג את אותה המצגת שוב. בהגדרות אפשר לשנות את זה להקלטה אוטומטית כברירת מחדל.

אחרי שהפגישה מסתיימת - תוכלו גם לתמלל את כל השיחה
אפשר להעלות לאפליקציית descript את קובץ האודיו שהקלטתם מהשיחה בזום ובתוך פחות מ-5 דקות תקבלו תמלול מלא של השיחה באנגלית, ותוכלו לחזור ולקרוא כשתצטרכו.

אפשר גם להתקין את התוסף של זום לכרום
התוסף של זום לכרום מאפשר להוסיף לגוגל קלנדר לחצן שיודע להפוך את האירוע בקלנדר לפגישת זום וירטואלית, במקום להעתיק כל פעם את הלינק ולהזמין משתתפים לאירוע.

ואחרון – תוכלו לחגוג יומולדת בזום
מסתבר שאפשר לערוך אירועים יחסית גדולים בגרסה החינמית של זום. פשוט צריך לשנות את תצוגת הגלריה בהגדרות ל-״עד 49 משתתפים״ ואז אפשר לראות את כולם על המסך.

תודה תומי וטל. אתם אלופים.

אחרי שדיברנו על כל שגרת העבודה והטיפול בדחיינות, עכשיו הגיע הזמן לטפל בכל מה שלא קשור ישירות לעבודה - אבל בהחלט משפיע עליה. למשל – מתי הכי טוב להתעורר בבוקר כשעובדים מהבית? אז בהרבה ספרים כתוב שאנשים מצליחים קמים מוקדם בבוקר. רובין שארמה אפילו כותב על מצליחני מועדון ה-5 בבוקר, אבל אם אתם לא אנשים של בוקר, אז ג׳וליה הורבת׳ (Julia Horvath) דווקא ממליצה במגזין Medium להקשיב לגוף שלכם ולהתעורר בשעה שהכי נוח לכם להתעורר בה.

איך יראה הבוקר שלכם? טוב! עבודה טובה מתחילה בבוקר טוב ולכן חשוב שלא תיפלו מהמיטה ישר לעבודה. אם אתם אוהבים לאכול בבוקר, הכינו ארוחה מפנקת – כזו שתיתן לכם אנרגיות ולא תפיל אתכם לקרשים. אם אתם אוהבים לעשות ספורט, מומלץ שתעשו אותו בבוקר. אם אתם זקוקים למדיטציה כדי להיכנס לאלמנט שלכם, עשו אותה בבוקר. בקיצור, מה שחשוב לרווחה הנפשית שלכם – תשתדלו לעשות עוד לפני שאתם מתחילים לעבוד.

כשעובדים במשרד - הניתוק בין זמן העבודה במשרד לבין זמן הפנאי בבית הוא ברור, אבל כשעובדים בבית – איך מצליחים לעשות את הניתוק בין זמן העבודה לבין הזמן החופשי? הכותבת של המאמר מודה שזה אתגר לא קטן. מצד אחד, כיוון שמרחב הבית הפך גם למרחב העבודה, אז כל זמן פנוי שלא עובדים בו – מרגיש כמו בזבוז זמן. מצד שני, ברור שלעבוד כל הזמן זה גם לא בריא וגם לא יעיל. לכן – הנה כמה מההמלצות שלה:

• *חשוב שתשמרו על יום אחד לפחות בשבוע שהוא חופשי לחלוטין מעבודה. הקפידו על קדושת היום החופשי הזה ובאמת אל תעשו בו שום דבר שקשור לעבודה. אתם חייבים את האוויר הזה לעצמכם.

• *עוד עצה, קצת קלישאתית אבל תמיד נכונה: לעשות הפסקות של מתיחות, ריצה, פילאטיס או כל אימון אחר. התרומה של פעילות גופנית נמצאה באינספור מחקרים כאפקטיבית בשחרור מתחים ובהגברת הריכוז והיצירתיות.

• בפן החברתי, שימו לב שכיוון שאתם בבית ואין מסביבכם קולגות, אתם עלולים להרגיש די בודדים, לכן חשוב שתמצאו פסקי זמן לשוחח בהם עם החברים והחברות שלכם, רצוי על נושאים שיאווררו אתכם קצת מהמחשבות על העבודה.

• ועוד פרט חשוב שכדאי לחשוב עליו מראש – אוכל. נסו להתארגן מתחילת השבוע עם ארוחות בריאות, כמו מגשי ירקות בתנור שאפשר לשים בקופסאות במקרר. זה יעזור לכם להיות ממוקדים יותר, גם כי אתם אוכלים בריא, וגם כי אתם תחסכו לפחות חלק מההתעסקות היומיומית בהכנת אוכל.

אוהבים לשמוע מוזיקה בזמן שאתם עובדים? הגיע הזמן שתדעו אם המוזיקה שאתם שומעים תורמת ליצירתיות ולריכוז או רק מפריע להם. המגזין הדיגיטלי bloom מגיש לכם את הטיפים המדעיים להשפעה של מוזיקה על המוח שלכם בזמן שאתם עובדים.

נתחיל מהקצב
כדי להיות במקסימום פרודוקטיביות, ההמלצה המדעית היא לבחור במוזיקה עם קצב ממוצע. מה זה קצב ממוצע? 60 ביטים לדקה, כלומר הקצב של תקתוק השעון. רוצים דוגמה? תקשיבו ל- The swimmer של Phil France או ל-Rainfall של Michael Jones ו-David Darling.

מה הווליום האידיאלי?
לא רועש ולא שקט מדי. מוזיקה רועשת מסיחה את הדעת, ומוזיקה שקטה מאמצת מדי את האוזניים ולכן מסתבר שגם היא לא טובה לריכוז! הווליום המדויק שנחקר ונמצא כטוב ביותר לריכוז הוא 70 דציבלים. זה בדיוק הווליום של שיחה ממוצעת בין שני אנשים.

ותרו על מוסיקת אסקטרים
המוח שלנו עובד הכי טוב כשהוא לא מוסח על ידי מצבי קיצון, גם במוזיקה. אז אל תאזינו למוזיקה רועשת או חלשה מדי, עם קצב משונה או דינמיקות חריגות. כמה שיותר מתון – יותר טוב. אבל שימו לב לא לבחור מוזיקה מרדימה. אה וגם אל תשימו מוזיקה שאתם אוהבים מדי, כך שפשוט תעזבו הכל ורק תרצו להקשיב לה.

לכו על מוזיקה קלאסית
מאד יכול להיות שבהתחלה היא תרתיע או תשעמם אתכם, אבל למוזיקה קלאסית יש השפעה חיובית מאד על הריכוז ועל המוח. אז איך מוצאים מלחין שאתם אוהבים? מנסים כל מיני מלחינים בספוטיפיי עד שמוצאים את האחד.

נסו מוזיקת רקע בלי מילים
כדאי לבחור במוזיקה אינסטרומנטלית, כלומר שרק שומעים בה כלי נגינה. למה? כי המילים מסיחות את הדעת ויכולות לפגוע בריכוז שלכם. רוצים דוגמה? לכו על Happiness של Jonsi ו-Alex.

ואם כבר בחרתם במוזיקת רקע, נסו פסקולים של סרטים, הרי הם נועדו לשמש כמוזיקת רקע בזמן שאתם מתרכזים בסצינות עצמן. אתם יכולים לנסות את Samantha של Thomas Newman או את Cornfield Chase של Hans Zimmer.

מוזיקת טבע היא גם בחירה מצוינת, הרבה כותבים והוגים הולכים לטבע כדי לקבל השראה, בין השאר כי לצלילים של הטבע יש השפעה חיובית על המוח. איפה תמצאו רעשים של טבע בסביבה העירונית שלכם? באתר Rainyscope יש שירות חינמי של צלילים מהטבע והאתר Noisli מאפשר לכם ליצור פסקול משלכם שמורכב מצלילים של אוקיינוס, רוח, גשם ועוד.

אבל לפעמים, בין לבין המשימות שלכם, לפעמים כדי להפסיק לעבוד לכמה דקות, וכדי לקבל רעיונות והשראה, או סתם כדי להעלות קצת את המורל – שימו את השיר שאתם הכי אוהבים.

התפשטות נגיף הקורונה בארץ ובעולם מחייבת לא מעט עובדים לעבור לשיטת עבודה מהבית. עבודה כזו מאפשרת להם לקבל גישה למערכות הארגוניות מרחוק, מה שעלול לחשוף את הארגונים שהם עובדים בהם לפגיעות סייבר. עכשיו זה הזמן להיזהר במיוחד מתוקפי סייבר, שהמטרה שלהם היא לנצל ולאתר הזדמנויות וחולשות. לכן חשוב להגן על המידע שנמצא במחשבים הניידים והטלפונים החכמים של העובדים. הנה כמה המלצות של מערך הסייבר הלאומי להגנה על בעלי העסקים והעובדים לצמצום סיכוני הסייבר בעבודה מהבית.

בתור התחלה, רצוי שפתיחת הגישה מרחוק לעובדים תתבצע ממחשב או סמארטפון שמוכר למי שמנהל את המחשוב ופותח את הרשאת הגישה. צריך לבחון הענקת הרשאות גישה מרחוק לתיקיות מחשוב של הארגון ולאפשר גישה לתיקיות חיוניות בלבד. מומלץ להפריד בין גישה לאימייל ובין גישה לשרת, תיקיות ונכסים רגישים ולבחון האם בכלל כדאי לספק גישה לתיקיות כאלו, או להסיר הרשאות לתיקיות חשובות או רגישות.

חשוב לבצע גיבויים לכל המכשירים ולמידע האגור בהם. מומלץ לבצע את הגיבוי להתקן חיצוני נייד וגם כן לגבות בענן.

כדאי להגדיר ולהקשיח את המדיניות הארגונית של הגדרת סיסמאות באמצעות מנגנון ניהול המשתמשים (כמו GPO במיקרוסופט) ולהפוך את הסיסמאות למורכבות וקשות יותר לניחוש. בנוסף, מומלץ לאלץ את העובדים להחליף סיסמה מדי זמן מה ובמידת האפשר להשתמש גם במנגנוני One Time Password- כמו שליחת קוד לנייד, כאמצעי זיהוי נוסף. כדאי להגדיר שמשך חיבור המשתמש (Session) יהיה לפרק זמן מוגבל של מספר שעות.

צריך לוודא בחוקת של ה-Fire wall הארגוני והמקומי את החוקים שמאפשרים גישה מרחוק, כך שהגישה תצומצם למינימום וגם לוודא שמתקבלים לוגים לתיעוד ההתחברות. בנוסף, מומלץ להגדיר מדינות ואזורים שמורשים להתחבר לארגון.

כשמתחברים לעבודה בגישה מרחוק, חשוב להיות מודעים לפוטנציאל תקיפות הסייבר ולהעביר את המודעות הזו גם לשאר העובדים. שימו לב לדגשים הבאים:
חשוב לנעול את המכשיר החכם והמחשב הנייד שאתם משתמשים בו באמצעות סיסמה חזקה ולא להשאיר את המחשב נגיש בלי סיסמה, וגם להגדיר הגדרת נעילה אוטומטית אחרי זמן קצוב מינימלי שבו לא משתמשים במכשיר. במקרים שבהם המידע רגיש – כדאי להוסיף גם אמצעי זיהוי ביומטרי.

בקשו מהעובדים לנהל שתי תיבות דואר אלקטרוני נפרדות – אחת לעבודה ואחת לפעילות פרטית, ליצור סיסמה שונה עבור כל חשבון ולהפעיל אימות דו-שלבי – באמצעות סיסמה וקוד, כשאפשר.

העובדים צריכים להימנע ככל האפשר מלהתחבר לרשת Wi-Fi מזדמנת ולא מאובטחת, כמו הרשת של השכנים. עדיף להתחבר באמצעות גישתVPN מאובטחת או רשת סלולרית. מומלץ תמיד להעדיף רשתות מאובטחות ועם סיסמת כניסה מורכבת שהיא לא סיסמת ברירת המחדל האוטומטית.

לפני שמוסרים את המחשב לעובדים, חשוב לדרוש מהם לבצע עדכוני מערכת הפעלה למחשב ולהגדיר להם את התדירות, במידה והעדכונים לא נעשים באופן אוטומטי. צריך לחדד לעובדים שיזהרו מפני ניסיונות פישינג בכל ערוצי התקשורת במחשב ובטלפון החכם, ובמידה והם חושדים בפישינג, שיעדכנו את המנהל או את אנשי מערכות המידע באופן מיידי.

תרבות הפרילנסרים והעבודה מרחוק הולכת ותופסת נפח גדול בעולם העבודה. מה מאפיין את אלו שכבר עובדים ממזמן מהבית ולמה הם מאושרים יותר מעובדים שכירים שמגיעים כל בוקר למשרד? חברת TINYPULSE שסוקרת התנהגות עובדים בחברות וארגונים, ניסתה לענות על השאלות האלו באמצעות סקר שערכה בקרב 509 עובדים מרחוק שמתגוררים בארה"ב.

מה היא מצאה? נתחיל מהבסיס: רוב העובדים מרחוק נמצאים בטווח הגילאים של 25 עד 44 - עד כאן לא הופתעתם. אבל כנראה שכן תופתעו לגלות שהעובדים מרחוק מרגישים מאושרים ומוערכים יותר בעבודה מאשר עובדים שכירים. למרות (ואולי בגלל..) שהם לא נמצאים באינטראקציה קבועה עם הקולגות או הבוסים שלהם.

עובדים עצמאיים מרחוק מדווחים שהם יעילים ופרודוקטיביים בעבודתם, למרות שהם עובדים פחות שעות משכירים. בעוד שהרבה שכירים "מורחים" את הזמן בעבודה ובחלקו בכלל עושים דברים אחרים, העובדים מרחוק מתמקדים במשימות שלפניהם, מבצעים אותן ביעילות ומספיקים יותר - בפחות שעות עבודה. המסקנה היא שלא חייבים להיות יחד באותו החלל, כדי ליהנות מעובדים מעורבים, אקטיביים ומשימתיים.

לפי המגזין Psychology Today אחת הסיבות המרכזיות לכך שעובדים מרחוק מאושרים יותר מעובדים במשרד היא העובדה שהם לא צריכים לבזבז שעות בפקקים. הנסיעות לעבודה גוזלות זמן יקר של העובדים עם המשפחה שלהם, זמן לתחביבים או למנוחה. עובדים שמבזבזים זמן רב על הכבישים מגיעים לעבודה עם רמות מתח ולחץ גבוהות יותר ומתחילים את היום במצב נפשי פחות טוב מאלה שלא נוסעים.

אחת הבעיות הגדולות של עולם העבודה היום היא שאנשים מקבלים שכר עבור 8 שעות עבודה, בעוד שמצד אחד – אם מכלילים את שעות הנסיעות – הם משקיעים הרבה יותר שעות, ומצד שני – בחלק מהמקרים - הם יכולים לסיים את העבודה גם אחרי 3, 4 או 5 שעות. כפרילנסרים, כשמסיימים לעבוד, אפשר להתפנות לדברים אחרים ונוצרת הרבה פחות אבטלה סמויה.

עוד יתרונות בעבודה מרחוק לפי הבלוג coffitivity - כולכם מכירים את הירידה האנרגטית של אחרי הפסקת הצהריים, בזמן שעובדים שכירים במשרד מסתפקים בלנמנם על הכיסא, מי שעובד מהבית יכול להיכנס לשעה של 'שלאף שטונדה' במיטה. אם אתם אוהבים לעשות פעילות גופנית, אבל לא מגיעים לזה במהלך השבוע, בעבודה מהבית זו תוכל להיות ההפסקה שלכם!

Toggl, חברת תוכנה לניטור וניהול זמן, שהמשרדים שלה ממוקמים באסטוניה, קיבלה החלטה ב-2014 להתרחב ולשכור עובדים שעובדים מהבית. למה היא עשתה את זה? כיוון שאסטוניה היא מדינה קטנה וכדי להשיג את העובדים הטובים ביותר בתחום, חייבים לצאת ולחפש אותם מחוץ לגבולות.

המבנה הארגוני של טוגל כולל כ־80 עובדים מ־30 מדינות ומ־5 יבשות, הוא מורכב מ־9 ראשי צוותים שמדווחים ישירות למנכ"ל ומייסד החברה, Krister Haav. כמעט שאין היררכיה בתוך הצוותים וכל ראש צוות בוחר לעצמו את האנשים שלו, כשהתקשורת בחברה היא חוצת צוותים.

כדי לשמור על תחושת עבודה נעימה ונוחה עבור העובדים מרחוק, טוגל מעניקה להם תנאים מיוחדים. למשל תקציב ליצירת סביבת עבודה מתאימה לכל עובד, וגם 28 ימי חופש שנתיים שמתוכם העובדים חייבים לצאת לחופשה של שבועיים רצופים לצורך מנוחה והתרעננות. הם אפילו מקבלים החזר הוצאות חודשי על מסגרות של פעילות גופנית כמו חדר כושר, עיסויים ופעילויות ספורטיביות.

אז מה עוד אפשר ללמוד על עבודה מרחוק מחברת טוגל?
טוגל מבקשת מהעובדים שלה לשמור על ראש פתוח, שמה דגש על להיות מוכנים ופתוחים ללמוד ולנקוט יוזמה, גם כשהעבודה שלהם לא מושלמת. כל צוות נפגש לשיחה מקוונת על ענייני יום־יום ועל ענייני עבודה, כשלפעמים מתארחים בשיחות אורחים שמעשירים את העובדים בתחומים שונים. בנוסף, ראשי הצוותים מקיימים שיחות וידאו אישיות עם כל אחד מחברי הצוות בנושאי עבודה ובנושאים אישיים.

מהם הכלים של טוגל לעבודה מרחוק? כמובן שאפליקציית 'טוגל' היא מספר 1 ברשימה, האפליקציה שהמציאו בחברה מאפשרת לעובדים מרחוק לנטר את זמן העבודה שלהם. חשוב להדגיש שניטור זמן העבודה לא מיועד לעקוב אחרי העובדים. ברור לכולם שבעולם שבו יש חוסר אמון בין העובדים למעסיקים – מדידת זמן היא תוספת בעייתית במיוחד. זיכרו שככה עובדים בטוגל באופן קבוע. עבורם העבודה מרחוק הוא עניין שבשגרה. ומדידת זמן העבודה מיועדת למעקב אחרי התקדמות משימות, כאמצעי סטטיסטי וגם כלי לחיוב לקוחות במקומות שהם העבודה מתומחרת לפי מודל שעתי.

אבל זה לא הכלי היחיד בחברה. עוד כלי הוא אפליקציית Slack שמאפשרת שיתוף מידע וחלוקת משימות בתוך החברה. את שיחות הווידאו הם מבצעים באמצעות אפליקציית Zoom, ופלטפורמת Hundred5 מאפשרת להם לבחון מועמדים חדשים לצוותים.

בגלל אופי העבודה מרחוק תהליך סינון העובדים בטוגל קפדני מאד, והעובדים, שמעריכים את האמון של החברה בהם, יודעים לעבוד קשה כדי לעמוד בציפיות. בשורה התחתונה אפשר לומר שאין יום עבודה טיפוסי בטוגל. העבודה מתבצעת היטב ובזמן, ומסתבר שזה בכלל לא משנה מאיפה.